第一章 总则

第一条 根据《榆林职业技术学院学籍管理规定》文件精神，榆林职业技术学院学生（全体在籍学生）档案管理由招生就业处牵头，各教学院系具体实施，为加强学生档案管理工作，特制定本办法。
      第二条 学生档案应明确专人管理，管理人员必须政治可靠，作风正派，能遵守党的纪律，严守秘密，热爱本职工作，刻苦钻研业务，积极为学生管理工作服务。
      第三条 学生档案是学生自升入中学至大学毕业阶段所形成的有保存价值的文字资料，是学生学习阶段情况的真实记载，为学生毕业后的就业单位或更高层次的学历培养部门提供可靠的依据。
      第四条 学院各有关部门要将学生档案材料的形成、积累、整理、归档等各环节纳入本部门学生管理工作中去，维护材料的真实面貌。

第二章 学生档案材料的归档制度

第五条  归档材料内容：

（一）新生入学材料：高考档案/入学前档案、体检表、录取通知书、学生基本信息登记表；

（二）学习材料：学籍卡/成绩表；

（三）学籍材料：学生休学、退学、转学、转专业、出国、死亡等材料证明；

（四）毕业材料：学生学年鉴定表、毕业实习（毕业设计）鉴定表、毕业生报到证、学年军训鉴定表等；

（五）奖励材料：学生在校学习期间获得的校级及以上表彰奖励等证明材料；

（六）处分材料：学生在校期间违反校规、校纪，触犯国家法律等形成的各类处分材料；

（七）组织材料：党/团档案；

（八）可供组织参考的其他材料。

第六条 归档要求及时间、手续
  （一）新生档案材料在新生入学3个月之内由各教学院系辅导员（班主任）负责收齐后按一定程序转交给所在教学院系档案管理人员，严格交接手续；
  （二）凡需归档的材料，一律用蓝黑色钢笔（或签字笔）填写，严禁使用纯蓝钢笔、圆珠笔填写或复写，以利于档案的保存与使用；

（三）教务处、学生处等相关部门应将学生相应的奖励、处分（解除处分）、学籍变动等有关材料及时转交教学院系档案管理人员，存入学生个人档案；
  （四）学生毕业期间，招生就业处、学生处、教务处、各教学院系等有关部门应将本部门所负责的学生材料转交教学院系档案管理人员，及时入档。

第三章 学生档案的保管

第七条 各教学院系必须指定专人负责管理学生档案，应当健全学生学业成绩和学籍档案管理制度，对接收的学生档案和相关材料要及时进行整理、归档，要严格执行安全和保密制度，不得随意堆放，严防档案的毁损、失散和泄密，做好档案的防火、防盗、防鼠虫、防尘、防光、防潮工作。
  第八条 档案查阅

（一）学生本人不得查阅个人档案，档案管理人员也不得向学生本人泄漏档案内容；

（二）凡需查阅学生档案，或复印、摘抄档案内容，须填写《学生档案查阅审批表》，由查阅单位负责人和学生档案所在教学院系负责人签批同意后方可；

（三）查阅人员不得涂改、拆散、抽取、撤换、涂抹、污损和泄露学生档案材料，也不得翻阅无关查阅目的的学生其他材料；

第九条 档案借阅
  （一）学生档案原则上不外借，如遇特殊情况，需单位开具证明并由分管院领导签字后方可借阅。用毕后应及时归还，借阅时间不得超过3天；
  （二）对于违反借、查阅制度人员，视其情节轻重，上报分管院领导予以批评教育，给予纪律处分，直到追究法律责任。

第四章 学生档案的转递

第十条 毕业生离校前和学生退学，各教学院系须在招生就业处的指导下，整理好毕业生和退学学生的档案，核对档案袋内的内容与学生本人是否一致、档案材料是否齐全，完全无误后密封。要坚决杜绝错装、漏装现象发生。

第十一条 毕业学生档案根据招生就业处毕业生派遣名册上的就业单位由学院统一寄发（要求注明邮编、单位详细地址），原则上不自带。如因毕业就业等原因确需自带的，应持就业单位同意本人自带档案的调档函方可自带，凡自带档案必须严格密封。若档案丢失，由本人负责。

第十二条 寄出档案因学生违约等原因退回学校的，学校将直接寄往生源所在地人事管理部门。

第十三条 休学学生的档案转至复学后所属年级档案管理；开除学籍、退学、死亡学生的档案材料发回生源所在地人事管理部门。

第十四条 转递学生档案必须用专用档案封签纸封好档案后，盖档案专用章，填写档案转递通知单，通知单上必须填写档案去向单位及该生班号；如是本人自带则须本人签名；委托他人代提档案的，提档人签字（注明与委托人的关系）。

第十五条 毕业生档案应在当年十二月三十日之前全部转递完毕。

第十六条 档案转递后相关的调档函、纸质存根、回执装订留存。

第十七条 档案转递后及时将相关信息输入计算机备查。

第五章 附 则

第十八条 本办法如与上级规定不符时，按上级有关规定执行。
  第十九条 本办法由招生就业处负责解释，自公布之日起执行。